Leider nein – die hohe Kunst des Absagens

Auch wenn die Zahl der Bewerbungen derzeit überschaubar ist, bedeutet das nicht, dass jede Bewerbung ein Volltreffer ist. Manche Kandidaten oder Kandidatinnen passen einfach nicht zur offenen Stelle oder zum Unternehmen. Doch wie sagt man das respektvoll – und ohne das eigene Arbeitgeber-Image zu beschädigen? Denn durch ein schlechtes Management von Absagen kann viel zerstört werden, was durch Employer-Branding-Massnahmen mühsam und in Kleinstarbeit aufgebaut wurde. Daher ist es überaus wichtig, auch unpassende Kandidaten auf eine positive Art abzulehnen.

Der Ton macht die Musik

Im ersten Schritt sollte sich das Unternehmen für das Interesse und die Bewerbung auf die entsprechende Vakanz bedanken. Ehrliche Wertschätzung und Dankbarkeit entnimmt man dem Text. Fühlen sich die Kandidatinnen schon beim Einstieg wertgeschätzt, wird der nachfolgende Hauptteil sofort leichter aufgefasst.

Wie eine professionelle Absage formuliert sein sollte

1. Wertschätzung zeigen

Jede Absage sollte mit einem wertschätzenden Dank für die investierte Zeit und das Interesse beginnen. Es gilt zu vermitteln, dass die Bewerbung mit Sorgfalt geprüft wurde.

Beispiel:

Statt: «Nach Durchsicht Ihrer Unterlagen müssen wir Ihnen leider absagen.«

Besser: «Vielen Dank für Ihre Bewerbung und Ihr Interesse an unserer offenen Position. Wir haben Ihre Unterlagen aufmerksam geprüft und Ihr Engagement sehr geschätzt.«

2. Transparenz schaffen

Eine nachvollziehbare Absage hilft Bewerbenden, die Entscheidung besser zu verstehen. Auch wenn keine detaillierte Begründung nötig ist, schafft Transparenz Vertrauen.

Beispiel:

Statt: «Leider konnten wir uns nicht für Sie entscheiden.»

Besser: «Nach sorgfältiger Prüfung aller Bewerbungen haben wir uns für eine andere Person entschieden, deren Erfahrung und Qualifikationen noch genauer auf die aktuellen Anforderungen der Position abgestimmt sind. Diese Entscheidung ist uns nicht leichtgefallen, da auch Ihr Profil viele überzeugende Aspekte mitbringt.«

3. Türen für die Zukunft offenhalten

Eine Absage heute bedeutet nicht zwangsläufig, dass es keine zukünftige Möglichkeit gibt. Einladungen zur weiteren Vernetzung zeigen, dass das Interesse am Bewerbenden besteht.

Beispiel:

Statt: «Wir wünschen Ihnen für Ihren weiteren Weg alles Gute.«

Besser: «Ihr Profil ist spannend, und wir würden uns freuen, wenn Sie uns im Blick behalten. Gerne informieren wir Sie über zukünftige Möglichkeiten, die zu Ihrem Werdegang passen könnten.«

Absagen als Teil eines positiven Bewerbungsprozesses

Ein respektvoller Umgang mit Bewerbenden zahlt sich aus, da wertschätzende Absagen oft zu erneuten Bewerbungen oder positiven Kununu-Bewertungen führen. Recruiter und Recruiterinnen sollten sich die Zeit nehmen, individuelle und respektvolle Absagen zu formulieren. Standardisierte Textbausteine können hilfreich sein, sollten jedoch an die jeweilige Bewerbung angepasst werden. Idealerweise werden die Erkenntnisse aus den Bewerbungsunterlagen in die Absage integriert, um ein persönliches und wertschätzendes Feedback zu geben. Ein professionell gestalteter Absageprozess ist somit ein wichtiger Bestandteil einer nachhaltigen und positiven Unternehmenskommunikation.