Digitalisierung im HR – aconso-Studie 2023

Was hat sich in den vergangenen Jahren in den Personalabteilungen getan und wie digitalisiert sind diese Abteilungen inzwischen? Wie wird sich die Digitalisierung in den Personalbüros weiterentwickeln und welche Erwartungen haben HR-Expert:innen für die Zukunft? In der nachfolgenden Zusammenfassung der neusten aconso-Studie von 2023 finden Sie Antworten auf diese Fragen.

Die Digitalisierung bleibt im Trend

Die Digitalisierung bleibt ein bestimmender Trend im Personalwesen. Die Krisen und Veränderungen auf dem Arbeitsmarkt in den letzten Jahren haben dazu geführt, dass hybride Arbeitsmodelle einen enormen Aufschwung erlebt haben. Ebenso werden von den jüngeren Generationen der Arbeitnehmenden hochgradig digitalisierte Arbeitsplätze vorausgesetzt. Diese Anforderungen wirken verstärkend und beschleunigend auf den Digitalisierungstrend im Personalwesen.

Spätestens jetzt müssen sich bisher eher traditionell verwaltete HR-Abteilungen modernisieren, um diesen Erwartungen gerecht zu werden. Wer das nicht macht, verliert den Anschluss und das Image sowie der Erfolg des Unternehmens könnten massiv darunter leiden.

Die Top 5 der HR-Herausforderungen der letzten drei Jahre

1. Recruiting / Fachkräftemangel (77%)
2. Digitalisierung von HR-Prozessen (52%)
3. Change Management / Organisationsentwicklung (42%)
4. Gesundheitsmanagement (38%)
5. Vermehrte interne Kommunikation (25%)

Die Veränderung des Digitalisierungsgrads in den vergangenen drei Jahren

Die Durchführenden der Studie werten es positiv, dass 59 Prozent der für die Studie Befragten angeben, der Digitalisierungsgrad in ihrer HR-Abteilung habe sich in den letzten drei Jahren stark verändert. Nur 13 Prozent geben einen minimalen Wandel an. Den Unternehmen ist bewusst, dass sie, wenn sie den Digitalisierungsprozess verschlafen, Gefahr laufen, für junge Bewerber:innen unattraktiv zu werden und im Wettbewerb um Talente den Kürzeren zu ziehen.

Aus Krisen lernen

Vor drei Jahren waren viele HR-Abteilungen nicht ausreichend vorbereitet, als es von einem Tag auf den anderen hiess, die Belegschaft müsse grösstenteils im Homeoffice arbeiten. Dies zeigt, wie wichtig es ist, wachsam zu sein und proaktiv notwendige Veränderungsprozesse anzustossen. Unternehmen müssen also schnell und aktiv auf Krisen reagieren können und sich flexibel aufstellen. Ohne Digitalisierung gibt es kein Remote Work und kein hybrides Arbeiten. Die Digitalisierung nimmt hier also eine ganz zentrale Rolle ein. Ergo müssen Bereiche mit dem grössten Modernisierungs- und Optimierungsbedarf so rasch wie möglich digitalisiert werden.

Der Status quo

Die aktuelle Studie zeigt, dass das HR-Wesen bezüglich der Digitalisierung in den letzten Jahren vorangekommen ist. 71 Prozent der befragten Personalabteilungen verwenden bereits digitale Lösungen in besonders verwaltungsaufwändigen Bereichen wie dem HR-Dokumentenmanagement. Das ist ein Fünftel mehr als noch vor drei Jahren. Grundsätzlich lassen sich die allermeisten HR-Prozesse automatisieren. Die digitale Personalakte etwa ist prädestiniert dafür. Sie bildet das Fundament für eine zentralisierte und gleichzeitig ortsunabhängige Verarbeitung von Personaldaten.

Die Top 3 Vorteile der digitalen Personalakte

1. Zugriff von überall (79%)
2. Platzersparnis / Nachhaltigkeit wegen Papierersparnis (73%)
3. Arbeitsentlastung (54%)

Nicht zuletzt können mit digitalisierten Personaldossiers erhebliche Kosten gespart werden. Dieses Geld kann dann das Unternehmen andernorts wieder investieren.

Wichtige Pluspunkte digitaler HR-Prozesse

Ganze 72 Prozent der befragten HR-Verantwortlichen geben an, dass sie aufgrund der Digitalisierung deutliche Vorteile für Führungskräfte aus anderen Abteilungen sehen. Etwas mehr als die Hälfte (53 %) ist von den Vorteilen digitaler Prozesse für Bewerber:innen überzeugt.

Wo bieten digitale HR-Prozesse die grössten Arbeitserleichterungen?

Laut 79 Prozent der Befragten entstehen in der HR-Administration am meisten Arbeitserleichterungen, gefolgt vom Bereich Recruiting mit 56 Prozent. Aber auch im Bereich Weiterbildung (34 %) sowie bei Austritt und Kündigung (28 %) erleichtern automatisierte HR-Prozesse die Personalarbeit enorm.

Künftig werden HR-Abteilungen nicht nur bei der Modernisierung von Recruiting- und Verwaltungsprozessen eine wichtige Rolle spielen, sondern auch aktiv bei der Nachhaltigkeitstransformation innerhalb der Unternehmen mitwirken. So kann es gelingen, bei Mitarbeitenden Akzeptanz für umweltschonende Technologien und nachhaltige HR-Prozesse im Unternehmen zu schaffen. Ausserdem würden digitale Personalprozesse die Zufriedenheit der Mitarbeitenden und die Arbeitgeberattraktivität erhöhen. So kommt der HR-Abteilung eine wichtige Rolle auf dem Weg zu einer nachhaltigen Corporate Identity zu. Sie hat die bedeutende Aufgabe, das gesamte Unternehmen im Transformationsprozess zu begleiten und den Wandel positiv mitzugestalten.

Ausblick

Auch in Zukunft werden die umwälzenden Prozesse innerhalb der Personalbranche nicht zum Erliegen kommen. Es ist zwar mit weiteren Wirtschaftskrisen zu rechnen, damit einhergehend vermutlich auch mit Budgetkürzungen. Doch es wäre für Unternehmen gerade in Krisenzeiten definitiv fatal, bei Investitionen in die Digitalisierung der HR-Abteilung zu sparen.

Einige Faktoren der Digitalisierung, etwa die wie schnellere oder verbesserte Kommunikation mit anderen Abteilungen oder die vereinfachte Informationsweitergabe (je 66 %) oder die, unkomplizierten Freigabeprozesse (51 %) und vereinfachte Informationsweitergabe (ebenfalls 66 %), können nicht nur in Krisenzeiten ausschlaggebend sein, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Eine verbesserte Koordination von Aufgaben und die Freisetzung von Ressourcen helfen dabei zusätzlich, die Personalabteilung ins digitale Zeitalter zu manövrieren.

Für die Studie wurden Personalentscheidende in deutschen Unternehmen befragt. All die Erkenntnisse aus der vorliegenden Studie lassen sich aber auch auf Unternehmen in der Schweiz übertragen. Die Mechanismen hierzulande sind dieselben und Schweizer HR-Abteilungen haben mit denselben Herausforderungen zu kämpfen wie unsere deutschen Nachbarn.

Möchten Sie noch mehr über die Digitalisierung im HR erfahren? Hier geht es zur Studie.