Comment gérer une erreur de casting ?

Être un professionnel du recrutement ne permet pas d’être à l’abri d’une erreur de casting. Les erreurs de recrutement font partie du métier et sont parfois inévitables. Cependant, il est important d’en connaître les origines, les conséquences et de définir, en amont, une procédure à suivre pour gérer au mieux cette situation.

On peut considérer un recrutement comme étant un échec, en cas de rupture du contrat pendant la période d’essai ou au cours des douze premiers mois d’activité.

1. Identifier les raisons de l’échec

Pour bien réagir après l’embauche d’un salarié ne donnant pas entière satisfaction, il est indispensable d’identifier et de comprendre les raisons objectives qui indiquent que ce nouveau collaborateur n’est pas à sa place au sein de votre société. Il s’agit alors de répondre aux questions suivantes :

Avez-vous reçu plusieurs constats / plaintes sur le salarié en question, vous permettant de conclure qu’il n’est pas compétent au poste sur lequel vous l’avez engagé ?
Est-ce un simple ressenti de la part des équipes et / ou managers, ou cela peut-il se voir concrètement au niveau du travail fourni par le salarié ?
S’agit-il d’un problème d’intégration dans l’entreprise, de personnalité, ou plus concrètement de compétences techniques insuffisantes ?
Le processus d’intégration s’est-il déroulé de manière optimale ?
Dans le cas où des lacunes techniques sont constatées, le problème peut-il être réglé grâce à une / des formation(s) ?
Le nouveau collaborateur est-il conscient du problème, ou continue-t-il sereinement sa période d’essai sans ne rien ressentir ou remarquer ?

Les réponses à ces questions vous permettront de gérer la situation de manière objective et efficace. Afin de savoir s’il est judicieux de rompre ou non le contrat de travail, la meilleure chose à faire est d’objectiver les faits qui illustrent les problèmes concrets posés par le nouveau salarié, selon une méthode action / impact :

Action : Que fait le salarié qui soit problématique et qui ne répond pas aux attentes que l’on avait de lui ?
Impact : Quelle conséquence son action a-t-elle eu sur le bien-être des salariés, la continuité et la productivité de l’entreprise ?

A la suite de cela, vous serez en mesure de déterminer sur quel aspect particulier il faut agir pour éviter d’avoir à vous séparer de votre nouveau collaborateur.

2. Communiquer

Dans le cadre d’une erreur de recrutement, ou tout du moins d’un recrutement qui ne se passe pas comme prévu, il est nécessaire de communiquer.

Tout d’abord avec les salariés de l’entreprise qui sont en rapport ou qui travaillent directement avec / sous la responsabilité du nouveau collaborateur en question. Il est important que vous ayez connaissance de leurs avis et sentiments sur la situation et qu’en retour, ils obtiennent des informations sur les mesures envisagées. S’il n’est pas géré correctement, un mauvais recrutement peut anéantir l’équilibre d’un service. Une bonne communication avec l’équipe déjà en place est donc primordiale.

Ensuite, il faut communiquer le plus tôt possible et très ouvertement avec le nouveau salarié en question. N’attendez pas d’avoir plusieurs motifs d’insatisfaction pour agir. La période d’essai est justement le moment idéal où les deux parties peuvent apprendre à travailler ensemble et à définir si cela fonctionne ou non. Dès lors que quelque chose concernant le travail ou le comportement de votre nouveau salarié pose problème, discutez-en avec lui et cherchez ensemble des solutions pour ne pas en arriver à un point de non-retour.

3. Calculer les coûts de recrutement

L’évaluation du coût d’un recrutement est loin d’être évidente. Un certain nombre de coûts directs et indirects doivent être pris en compte :

3.1 Le coût lié au processus de recrutement

Pour procéder au recrutement d’un salarié, les services RH ainsi que les responsables des services concernés par l’embauche vont passer du temps pour réaliser les opérations suivantes :

Définition du profil détaillé du nouveau collaborateur.
Rédaction de l’offre d’emploi.
Choix des moyens de diffusion de l’offre d’emploi et
Analyse et tri des candidatures reçues, vérification de leurs références.
Envoi des réponses négatives et information des candidats retenus à l’entretien.
Réalisation des
Choix du candidat retenu en fonction de différents critères.
Annonce au nouveau collaborateur de la bonne nouvelle et aux autres candidats reçus en entretien de la mauvaise nouvelle.

Pour ce processus, il est nécessaire de prendre en compte le coût horaire chargé des différents acteurs du recrutement, multiplié par le temps passé pour chaque phase, ainsi que le coût de publication de l’offre d’emploi.

3.2 Le coût lié au processus d’intégration

Une fois le candidat choisi, d’autres coûts liés à l’intégration (ou onboarding) vont obligatoirement intervenir :

Rédaction du contrat de travail et création d’un dossier administratif.
Organisation du poste de travail en termes de matériel, de tenue de travail, de fournitures, etc.
Parcours d’intégration du salarié en interne : présentation aux autres collaborateurs et découverte des différents services de l’entreprise.
Formation du salarié à son poste de travail (interne ou externe).

A nouveau, les temps passé par les différents intervenants de ce processus doivent être évalués en fonction du coût horaire chargé et être additionné aux coûts directs éventuels (coût d’une formation externe par exemple).

3.3 Le coût d’un mauvais recrutement

Les coûts de recrutement sont tout simplement démultipliés quand ce dernier est un échec. Une erreur de casting entraînera les coûts supplémentaires suivants :

Mise en place de la procédure de rupture de la relation contractuelle (licenciement, fin de période d’essai).
Réalisation du solde de tout compte et autre documents administratifs.
Perte d’exploitation liée à la valeur ajoutée non perçue par l’entreprise (par rapport à l’investissement réalisé) pendant toute la période « d’improductivité » du salarié.
Coûts supplémentaires liés au lancement d’un nouveau processus de recrutement et d’intégration pour remplacer le mauvais recrutement.

4. Passer à l’action

En toute connaissance de causes et une fois la situation correctement analysée, il faut rapidement passer à l’action, pour ne pas laisser la situation prendre de l’ampleur et trouver l’issue la plus favorable possible aux deux parties.

A ce stade, trois options s’offrent à vous :

Proposer à votre nouveau collaborateur une / des formation(s) internes ou externes lui permettant d’acquérir les compétences manquantes à la réalisation optimale des tâches qui lui sont confiées.
Envisager une mobilité interne. Peut-être que votre nouveau collaborateur n’est pas à la bonne place, mais qu’il existe un poste dans l’entreprise qui lui permettrait d’exprimer son potentiel en apportant une réelle valeur ajoutée à l’entreprise ?
Rompre le contrat de travail qui vous lie. C’est l’option de dernier recours, qui ne représente bien évidemment pas d’issue favorable pour aucune des deux parties. Elle doit donc être choisie uniquement lorsque aucune autre n’est possible.